Conditions générales

Article 1 – OBJET

Les présentes Conditions Générales de Services (ci-après les « CGS ») ont pour objet de préciser les modalités et conditions dans lesquelles le Cabinet de Conseil en Propriété Industrielle Germain & Maureau, SAS au capital de 1.263.230 € dont le siège social est 12 rue Boileau 69006 Lyon immatriculée sous le n° 387.830.045 RCS Lyon (ci-après le « Prestataire »), fournit à ses Clients des prestations de conseil, d’assistance, d’audit, de recherche, de représentation et de rédaction dans le domaine de la propriété industrielle, notamment en vue de l’obtention, du maintien, de l’exploitation ou de la défense de droits de propriété industrielle et droits connexes (ci-après les « Prestations »).

Les présentes CGS sont expressément agréées et acceptées par le Client, qui déclare et reconnaît en avoir une parfaite connaissance, et renonce, de ce fait, à se prévaloir de tout document contradictoire et, notamment, ses propres conditions générales d’achat, qui seront inopposables au Prestataire, même si celui-ci en a eu connaissance.

Article 2 – GENERALITES

Les Prestations fournies sont régies par les documents contractuels suivants :

Les présentes CGS, dont le Client reconnaît avoir pris connaissance dès lors que le devis ou la facture y fait référence, consultables sur le site internet du Prestataire germainmaureau.com,
Le devis établi par le Prestataire et dûment accepté par le Client, sauf pour les opérations dites tarifées dont le prix est mentionné au tarif général en vigueur,
Éventuellement les Conditions particulières expressément consenties par le Prestataire au Client,
La Politique de Confidentialité du Prestataire accessible suivant ce lien.

L’ensemble de ces documents constitue le « Contrat » conclu entre le Prestataire et le Client. Il est, en conséquence, préalablement adressé ou remis au Client avant tout commencement d’exécution des Prestations.

Aucune condition particulière ne peut, sauf acceptation préalable et écrite du Prestataire, prévaloir sur le Contrat. Toute condition contraire opposée par le Client sera donc, à défaut d’acceptation expresse, inopposable au Prestataire, quel que soit le moment où elle aurait pu être portée à sa connaissance.

Les Prestations fournies sont, par ailleurs, soumises aux prescriptions légales, réglementaires et déontologiques fixant les conditions d’exercice de la profession de Conseil en Propriété Industrielle.

Le Prestataire se réserve le droit de modifier les présentes CGS.

Les CGS applicables sont celles en vigueur à la date de conclusion du Contrat.

Toute modification ultérieure ne s’appliquera qu’aux contrats conclus postérieurement à son entrée en vigueur.

La nullité ou caducité éventuelle de l’une des clauses des présentes CGS est sans influence sur la validité des autres clauses.

La non application stricte de ses CGS par le Prestataire, à un moment ou un autre, n’entraîne pas renonciation à les invoquer ultérieurement.

Article 3 – CONCLUSION DU CONTRAT

3.1 Durée de validité du devis

Les propositions, offres et devis ne sont valables que durant la durée mentionnée sur le document / ou à défaut les deux mois qui suivent la date de leur établissement, et s’entendent dans le cadre des présentes CGS.

3.2 Validation du Contrat

Le Contrat entre en vigueur au plus tôt à compter de l’acceptation du devis établi par le Prestataire, formulée de manière écrite par le Client.

Pour les opérations tarifées, le Prestataire fera parvenir au Client qui en formule la demande la brochure des tarifs en vigueur et, par conséquent, le contrat entre en vigueur dès que le Client fera parvenir ses instructions au Prestataire.

À défaut d’accord exprès du Client, l’acceptation du Contrat peut, à titre tout à fait exceptionnel, résulter de son exécution lorsque des relations contractuelles habituelles existant entre le Prestataire et le Client le justifient.

3.3 Modification du Contrat

Les éventuelles modifications de la mission demandées par le Client ne seront prises en compte, que si elles sont notifiées par écrit, dans un délai raisonnable, après approbation par le Client d’un nouveau devis spécifique et ajustement éventuel du prix.

3.4 Durée du Contrat

Sauf accord contraire, le Prestataire sera réputé dessaisi de toutes les Prestations pour lesquelles il avait été mandaté par le Client à compter de la réception de la dénonciation par l’une ou l’autre des parties.

En cas de dénonciation du Contrat, le Client devra se mettre à jour immédiatement du paiement de toutes factures à l’égard du Prestataire. À défaut, le Prestataire pourra suspendre la transmission du dossier et des documents nécessaires à la poursuite des Prestations tant que les sommes dues n’auront pas été intégralement réglées, sous réserve des obligations déontologiques applicables à la profession de Conseil en Propriété Industrielle.

Article 4 – MODALITES DE FOURNITURE DES SERVICES

Le Prestataire s’engage à mettre en œuvre tous les moyens nécessaires à la bonne exécution des Prestations.

Certaines Prestations peuvent, en raison de leur nature, faire l’objet de délais d’exécution préalablement convenus entre les parties.

Lorsqu’elle le justifie, l’exécution des Prestations donne lieu à la rédaction d’un compte-rendu adressé par le Prestataire au Client.

Le Prestataire peut être amené à utiliser des systèmes d’intelligence artificielle générative (« IA ») dans le cadre des Prestations sauf si le Client s’y oppose.

L’utilisation d’une IA est mise en œuvre par le Prestataire dans le strict respect de ses obligations déontologiques et notamment des règles de confidentialité.

L’utilisation éventuelle d’outils d’intelligence artificielle ne saurait en aucun cas dispenser le Prestataire de l’analyse, de la validation et du contrôle humain des travaux réalisés.

Le Prestataire communiquera, sur demande du Client, les conditions dans lesquels une IA peut être utilisée dans le cadre de la Prestation.

Le Prestataire s’assurera que l’utilisation d’une IA est utile, nécessaire et adapté au besoin du Client et n’utilisera pas une IA pour traiter les sujets sensibles en ce compris les sujets classifiés défense nationale ou « diffusion restreinte ».

Le Client s’engage à informer le Prestataire si les éléments et documents communiqués par le Client au Prestataire ont été, partiellement ou totalement, générés par l’utilisation d’une IA.

Le Prestataire ne saurait être tenu pour responsable des conséquences de l’utilisation d’une IA par le Client non déclarée au Prestataire.

Le Prestataire est en droit de se considérer dégagé de toute responsabilité relative aux délais dans les cas suivants :

Non-fourniture ou fourniture non conforme en temps opportun par le Client des renseignements nécessaires, ou de tout autre élément d’informations à la charge de celui-ci,
Non-respect par le Client des conditions de paiement.

Les Prestations peuvent inclure, sur demande du Client, la mise à disposition du Client d’un accès administrateur ou à un Espace Client accessible suivant ce lien :

https://episoft.germainmaureau.com/

Il est de la responsabilité du Client de conserver ses identifiants de connexion (adresse e-mail et mot de passe) confidentiels. Le Client est seul responsable de l’utilisation de son Espace Client et de ses identifiants de connexion. Toute utilisation de l’Espace Client, connexion ou transmission de données effectuée via son Espace Client sera présumée avoir été effectuée par ce Client et sous sa responsabilité exclusive, sauf dénonciation écrite et dûment motivée transmise au Prestataire.

Le Prestataire ne saurait être tenu pour responsable de la perte d’un ou plusieurs identifiants de connexion et, à défaut d’opposition préalable et régulièrement notifiée par écrit, des conséquences dommageables de l’utilisation de l’Espace Client par une personne non autorisée.

Article 5 – DELAIS D’EXECUTION

Sauf stipulation expresse contraire convenue entre les parties, le Prestataire exécute les Prestations dans des délais raisonnables, conformes aux usages de la profession et à la nature de la mission confiée.

Les délais d’exécution peuvent être :

fermes lorsqu’ils portent sur des obligations légales, réglementaires ou administratives expressément identifiées,
indicatifs pour les autres Prestations.

Tout délai d’exécution convenu avec le Client court à compter de la date la plus tardive entre : (i) le paiement des provisions éventuellement demandées, (ii) la réception par le Prestataire de l’ensemble des informations, documents et instructions nécessaires à la réalisation des Prestations.

Le Prestataire s’engage à informer le Client dans les meilleurs délais de toute difficulté susceptible d’affecter l’exécution des Prestations ou le respect des délais convenus, et à proposer, le cas échéant, toute mesure raisonnable destinée à en limiter les effets.

Le Client s’engage à transmettre en temps utile l’ensemble des informations et instructions nécessaires à la bonne exécution des Prestations. Il reconnaît que le respect des délais dépend directement de la complétude et de la diligence de ses réponses.

En particulier, lorsque certaines Prestations sont soumises à des délais légaux ou réglementaires, notamment en matière de propriété industrielle, le Client est tenu de fournir ses instructions dans un délai compatible avec ces échéances. À défaut, il supportera seul les conséquences pouvant résulter de la transmission tardive de ses instructions, y compris en cas de perte de droits.

En aucun cas, le Prestataire ne pourra être tenu responsable des retards imputables au Client, notamment en cas de fourniture tardive ou incomplète des informations nécessaires ou de non-respect des conditions de paiement.

Article 6 – RESPONSABILITE

Le Prestataire s’engage à mettre en œuvre tous les moyens nécessaires à la bonne exécution des Prestations et, notamment, à agir, tant dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur que dans les limites du mandat qui lui est confié par le Client.

En toute hypothèse, le montant d’une éventuelle indemnisation mise à la charge du Prestataire ne pourra être supérieur au coût de la facturation TTC payée par le Client.

La responsabilité du Prestataire est limitée aux dommages matériels directs et prévisibles. En aucun cas, le Prestataire ne saurait être tenu pour responsable de l’indemnisation des dommages indirects et immatériels subis par le Client et notamment la perte de chiffre d’affaires, de contrats, de clientèle, de réputation, de bénéfices, de données informatiques, le préjudice moral etc.

La responsabilité du Prestataire ne pourra en aucun cas être engagée en cas de retard ou de suspension de la fourniture de la prestation imputable au Client, ou en cas de force majeure. Sont notamment considérés comme des cas de force majeure, les pannes électriques et informatiques ou les attaques informatiques empêchant le Prestataire de réaliser sa prestation.

Le Prestataire a souscrit une assurance responsabilité civile professionnelle qui couvre l’ensemble de ses activités et s’engage à communiquer une attestation sur simple demande du Client.

Article 7 – CONDITIONS FINANCIERES

7.1 Estimatif

Pour toute prestation parfaitement définie, le Prestataire peut fournir gratuitement, sur demande raisonnable, un estimatif. Il est entendu que le coût des prestations faisant intervenir des prestataires externes ou des monnaies étrangères ne peut-être qu’indicatif.

Le coût des taxes est celui qui est connu au moment de l’établissement de l’estimatif.

7.2 Honoraires

Les Prestations fournies donnent lieu, à des honoraires facturés sur la base d’un forfait ou d’un estimatif ou, à défaut, par application d’un taux horaire.

Le mode de facturation retenu est fixé d’un commun accord entre les parties. Il est mentionné sur le devis établi par le Prestataire et dûment accepté par le Client.

Les honoraires facturés sont déterminés en fonction de la qualité des membres du Prestataire en charge de l’exécution des Prestations, de la difficulté de la mission et de la nature des Prestations accomplies.

Outre la rémunération des Prestations effectuées, les parties peuvent convenir d’un honoraire complémentaire en fonction du résultat obtenu ou du service rendu.

7.3 Taxes officielles et frais des prestataires

Les honoraires du Prestataire ne comprennent pas les frais, les taxes et les honoraires externes exposés par ce dernier pour les besoins de la réalisation des Prestations.

Les frais, taxes et honoraires externes sont facturés au Client en sus des honoraires du Prestataire. A ces frais, taxes et honoraires sont ajoutés des frais de traitement administratif, comptable et bancaire des factures couvrant ces frais, taxes et honoraires externes.

Conformément au règlement intérieur de la Compagnie Nationale des Conseils en Propriété Industrielle (CNCPI), le Prestataire rappelle qu’il lui est interdit de prendre à sa charge ou d’offrir de prendre à sa charge les risques financiers ou les frais d’une opération ou d’une intervention pour autrui ainsi que de fixer sa rémunération exclusivement en fonction du résultat escompté d’une telle opération ou intervention.

Les tarifs mentionnés dans toute Proposition de Prestation s’entendent hors TVA.

Une taxe sur la valeur ajoutée (TVA), au taux en vigueur au jour du fait générateur de la TVA, sera appliquée en sus, lorsque cette dernière est applicable en vertu des lois françaises et européennes.

7.4 Factures

Les Prestations font l’objet de factures adressées au Client. Dans l’hypothèse où les taxes des organismes de propriété intellectuelle et les honoraires des prestataires ne sont pas directement facturés par ceux-ci, les factures du Prestataire feront ressortir à la demande du client distinctement les divers honoraires et taxes. Elles indiquent par ailleurs les sommes précédemment reçues à titre de provision ou de paiement.

Article 8 – CONDITIONS DE PAIEMENT

Les factures sont payables à 30 jours fin de mois à compter leur date d’émission, net et sans escompte. En tout état de cause, toute contestation du Client sur une facture ne peut justifier de suspendre unilatéralement les paiements ou d’opérer des retenues ou des compensations.

Le Prestataire se réserve le droit d’exiger :

Le paiement comptant avant la réalisation de la mission si la situation financière du Client le justifie ou si des incidents de paiement antérieurs ont eu lieu avec le Client,
Des garanties quant aux bonnes fins de paiement.

Le défaut de paiement à son échéance d’un quelconque terme de paiement entraînera sans qu’un rappel ou une mise en demeure préalable soit nécessaire :

L’exigibilité immédiate de tout autre terme de paiement ou toute autre facture non échue,
La suspension de la mission ou au choix du Prestataire le paiement anticipé de toute commande en cours d’exécution.

En cas de paiement après l’échéance, des pénalités de retard seront calculées depuis la date d’échéance jusqu’au jour de paiement effectif, sur le montant TTC du prix des prestations de services figurant sur la facture, au taux de 15%. Elles seront exigibles sur simple demande du Prestataire, sans qu’un rappel soit nécessaire. Il sera par ailleurs facturé en sus un montant de 40 € à titre d’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, conformément aux articles L441-10 et D441-5 du Code de commerce. Si les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire, le Prestataire pourra demander une indemnisation complémentaire, sur justification, en ce compris les frais inhérents à toute procédure contentieuse engagée en vue du recouvrement.

Article 9 – OBLIGATIONS DES PARTIES

9.1. Obligations du Client

Le Client s’engage à communiquer au Prestataire des informations justes et sincères et à lui adresser tous les éléments nécessaires à la fourniture de Prestations adaptées. Il s’engage notamment à l’informer de ses activités et projets, de l’état de la technique et de l’état de la concurrence. Il s’engage à prévenir le Prestataire de tout changement concernant les données fournies et serait seul responsable des dommages éventuels qui pourraient résulter d’informations erronées ou incomplètes.

9.2. Obligations du Prestataire

Pour des raisons qui lui sont propres, et notamment déontologiques, et a fortiori en cas d’impossibilité, le Prestataire est libre de refuser un mandat, sauf à en avertir dans un délai raisonnable le Client et à lui donner les informations que peut requérir un état d’urgence. En cas d’acceptation du mandat, le Prestataire est tenu d’observer les règles de prudence et de diligence qu’impose la sauvegarde des intérêts qui lui sont confiés par le Client.

Le Prestataire est notamment tenu de :

Respecter l’objet du mandat qui lui est confié,
Tenir le Client informé de l’état d’avancement des Prestations,
Solliciter les instructions du Client chaque fois qu’une décision doit être prise dans une situation susceptible d’entraîner une perte de droits,
S’abstenir, dans une même affaire, de conseiller, assister, représenter des Clients ayant des intérêts opposés, sauf à intervenir comme amiable compositeur,
D’observer, en toute circonstance, le secret professionnel.

Article 10 – SOUS-TRAITANCE

Le Prestataire se réserve la faculté de sous-traiter tout ou partie de l’exécution des Prestations à tout tiers de son choix, notamment à des correspondants, conseils locaux ou prestataires spécialisés, en France ou à l’étranger.

Le Prestataire demeure, en tout état de cause, responsable vis-à-vis du Client de la bonne exécution des Prestations confiées à ces sous-traitants.

Le Prestataire s’engage à sélectionner des sous-traitants présentant les compétences et garanties nécessaires à la réalisation des Prestations et à veiller au respect par ces derniers des obligations applicables, notamment en matière de confidentialité et de protection des données.

Lorsque la nature de la Prestation le justifie, notamment en matière de propriété industrielle à l’international, le Client accepte expressément le recours à des correspondants locaux.

Sur demande du Client, le Prestataire pourra fournir toute information raisonnable relative aux conditions de recours à la sous-traitance, dans le respect de ses obligations déontologiques et de confidentialité.

Article 11 – NOTIFICATIONS

Les parties reconnaissent la validité probatoire des échanges électroniques.

Les parties se transmettent les informations prévues au titre du Contrat selon le procédé de leur choix : par lettre simple ou par messagerie électronique. Le cas échéant, ces informations peuvent faire l’objet d’une confirmation par lettre simple ou RAR. Sauf accord contraire du Prestataire, les échanges par d’autres moyens de communication (WhatsApp, sms, Teams, etc.) n’engageront pas le Prestataire.

Article 12 – PROPRIETE INDUSTRIELLE ET DROITS D’AUTEUR – ETUDES ET DOCUMENTS

Les devis, propositions et, d’une façon générale, tous les documents de travail établis et remis ou envoyés par le Prestataire au Client, en vue de la fourniture des services, restent toujours son entière propriété et sont couverts par le secret professionnel.

Article 13 – CONFIDENTIALITE / SECRET PROFESSIONNEL

Pendant toute la durée du contrat et à l’expiration de celui-ci, le Prestataire s’engage à garder confidentiels tous les documents, informations se rattachant au déroulement de la mission et à ne les divulguer, ainsi qu’à en limiter la diffusion aux seules personnes ayant besoin de les connaître pour l’exécution de la mission.

A ce titre, le Prestataire s’engage à considérer confidentiels tous les documents et informations confiés par chacun de ses Clients et à ne communiquer leur contenu à tout tiers autre qu’aux autres conseils éventuels à qui serait confiée la réalisation d’une partie des Prestations suivant l’article 10 des présentes Conditions Générales.

Conformément à l’article L.422-11 du Code de Propriété Intellectuelle (CPI) et à l’article 12.3 du Règlement intérieur CNCPI, le Prestataire est tenu par le secret professionnel.

Ce secret s’étend aux consultations adressées ou destinées au Client, aux informations et documents échangés avec le Client, un confrère ou un avocat, aux notes d’entretien et, plus généralement, à tous les éléments de tout dossier ouvert au titre d’une Prestation.

A toutes fins utiles, il est toutefois rappelé que le Prestataire ne commet aucune divulgation contrevenant au secret professionnel dans les cas prévus par la loi, et ce notamment compris ceux énoncés à l’article 226-14 du Code Pénal, et pour les strictes exigences de sa propre défense.

Article 14 – PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Dans le cadre de l’exécution des Prestations, chacune des parties est susceptible de traiter des données à caractère personnel.

Les parties s’engagent à respecter l’ensemble des dispositions applicables en matière de protection des données personnelles, notamment le Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et la loi Informatique et Libertés.

Sauf stipulation contraire, chaque partie agit en qualité de responsable de traitement indépendant pour les traitements qu’elle met en œuvre aux fins de la gestion de la relation contractuelle et de l’exécution des Prestations.

Chaque partie s’engage à :

traiter les données de manière licite, loyale et transparente ;
collecter uniquement les données strictement nécessaires aux finalités poursuivies ;
mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin d’assurer la sécurité et la confidentialité des données ;
limiter la durée de conservation des données au strict nécessaire.

Le Prestataire peut être amené à recourir à des sous-traitants, notamment dans le cadre de prestations internationales. Il s’assure dans ce cas que ces derniers présentent des garanties suffisantes en matière de protection des données.

En cas de violation de données à caractère personnel affectant les traitements mis en œuvre dans le cadre des Prestations, la partie concernée en informe l’autre dans les meilleurs délais et coopère de bonne foi afin de respecter les obligations légales.

Les personnes concernées disposent des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité dans les conditions prévues par la réglementation applicable.

Pour toute information complémentaire relative aux traitements de données opérés par le Prestataire, le Client est invité à consulter la Politique de Confidentialité accessible en ligne.

Le Client peut contacter le Délégué à la Protection des Données (DPO) du Prestataire à l’adresse suivante : dpo@germainmaureau.com

Article 15 – DROIT APPLICABLE – LANGUE DU CONTRAT- TRIBUNAL COMPETENT

Les présentes Conditions Générales de Services et les Prestations qui en découlent sont régies par le droit français et sont soumises aux règles de la profession de Conseil en Propriété Industrielle.

Elles sont rédigées en langue française. Dans le cas où elles seraient traduites en une ou plusieurs langues, seul le texte français ferait foi en cas de litige.

En cas de litige, la juridiction commerciale du siège social du Prestataire sera seul compétente, même en cas d’appel en garantie ou de pluralité de défendeurs.